Evenement organiseren

• Uiterlijk 16 weken voorafgaand aan de eerste opbouwdag van het evenement moet de aanvraag voor een evenementenvergunning digitaal worden ingediend.
• Bij het aanvraagformulier voegt u een draaiboek en plattegrond(en) toe volgens de inhoud en indeling van Criteria & Handleiding: Draaiboek voor evenementen (zie tabblad: Handleidingen en richtlijnen).
• Uiterlijk 4 weken voorafgaand aan de eerste opbouwdag van het evenement levert u eventuele constructietekeningen, constructieberekeningen en tentboeken aan van podia, tenten en tribunes die op het evenemententerrein worden geplaatst.
• Indien u bedrijfsmatig alcohol verstrekt, moet u ook een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet aanvragen (zie tabblad "Formulieren").

Buiten evenementen

U vraagt een evenementenvergunning aan voor buitenlocaties wanneer een of meerdere van onderstaande voorwaarden van toepassing is:

• er worden doorgaande wegen afgesloten/gestremd
• er zijn minimaal 300 deelnemers en/of bezoekers aanwezig
• er wordt bedrijfsmatig alcohol verstrekt
• er is inzet van gemeentelijke diensten en/of hulpdiensten nodig
• er wordt geluidshinder veroorzaakt
• het evenement duurt langer dan 1 dag
• er wordt overnacht
• het is een optocht met gemotoriseerd verkeer
• het is een vechtsportevenement

Binnen evenementen

U vraagt een evenementenvergunning aan voor binnen-locaties wanneer het evenement in een:

• daarvoor bestemde ruimte plaatsvindt (bijvoorbeeld een theatervoorstelling in een schouwburg of een horeca-activiteit in horecabedrijf), waarbij er meer dan 2000 bezoekers gelijktijdig aanwezig zijn
• gebouw plaatsvindt wat niet bestemd is voor het houden van evenementen en waarbij een bezoekersaantal wordt verwacht van meer dan 300 personen

Belangrijk om te weten bij binnen evenementen

Voor een evenement in een gebouw dat niet bedoeld is voor het houden van evenementen, dient u naast het aanvragen van een evenementenvergunning, ook een melding Brandveilig gebruik (gebouwen) te doen via het Omgevingsloket.

Voor een meerdaags evenement in een gebouw dat niet bedoeld is voor het houden van evenementen, dient u naast het aanvragen van een evenementenvergunning, ook een omgevingsvergunning aan te vragen voor "strijdig gebruik" via het Omgevingsloket. Hier zijn kosten aan verbonden.

Wet Bibob

Bij de volgende evenementen kan een Bibob toets worden gedaan:

• evenementen waarvan vechtsportwedstrijden of vechtsportgala’s onderdeel uitmaken van het evenement
• B- of C-evenementen waarbij er concrete aanwijzingen zijn, waarbij de vergunning mede gebruikt wordt om strafbare feiten te plegen

pdf Algemeen vragenformulier voor de Bibob toets (PDF, 130.82 KB)

• Uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het evenement moet het formulier voor een kennisgeving worden ingediend.
• Bij het aanvraagformulier voegt u een situatietekening toe.
• Indien u een tribune, tent(en) waarin 150 personen of meer gelijktijdig in verblijven en/of een podium plaatst, dient u "melding Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen" in (zie tabblad "Formulieren").

Voorwaarden

U geeft een kennisgeving door als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Het vindt plaats na 7.00 uur en duurt maximaal 1 dag, inclusief op- en afbouw.
• Het eindigt uiterlijk om 23.00 uur op dagen waarop een werkdag volgt en uiterlijk om 24.00 uur op dagen waarop een zaterdag, zondag of officiële feestdag volgt.
• Er worden uitsluitend wegen afgesloten die niet gebruikt worden voor doorgaand (rijdend) verkeer, zoals doodlopende straten, hofjes, parkeerterreinen, etc.
• Er wordt voldoende ruimte vrij gelaten voor hulpdiensten.
• Afzettingen moeten voldoen aan de RAW bepalingen en de hierin genoemde voorschriften voor afzettingen.
• Er worden geen doorgaande wegen afgesloten binnen en buiten de bebouwde kom.
• Het is niet gerelateerd aan of vormt geen onderdeel van een groter evenement.
• Er mogen maximaal 300 bezoekers en/of deelnemers aanwezig zijn.
• Het is geen wedstrijd waarbij aan mens of dier opzettelijk letsel wordt toegebracht.
• Er worden geen obstakels op de weg geplaatst.
• Er wordt geen bedrijfsmatig alcohol verstrekt.
• Er is geen inzet van gemeentelijke diensten en/of hulpdiensten nodig.
• Het vindt niet plaats op een tijd en locatie, of in de nabijheid daarvan, waar al een evenement dat op de "Evenementenkalender" is geplaatst, wordt georganiseerd.

Binnen evenementen

U dient een formulier voor een kennisgeving in een binnen-locatie indien:

• het evenement in een gebouw plaatsvindt wat niet bestemd is voor het houden van evenementen
• en waarbij een bezoekersaantal wordt verwacht van 50 tot 300 personen

Belangrijk om te weten bij binnen evenementen

Voor een evenement in een gebouw dat niet bedoeld is voor het houden van evenementen, dient u naast het aanvragen van een evenementenvergunning, ook een melding Brandveilig gebruik (gebouwen) te doen via het Omgevingsloket.

Voor een meerdaags evenement in een gebouw dat niet bedoeld is voor het houden van evenementen, dient u naast het aanvragen van een evenementenvergunning, ook een omgevingsvergunning aan te vragen voor "strijdig gebruik" via het Omgevingsloket. Hier zijn kosten aan verbonden.

pdf Evenementenkalender 2019 (PDF, 63.9 KB)

Verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender - Hoe werkt het?

• Voor 1 september voorafgaand aan het jaar waarin het evenement met minimaal 2000 bezoekers/ deelnemers plaatsvindt, moet de organisator een verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender indienen (zie tabblad "Formulieren").
• Overige (kleinere) evenementen mogen ook alvast een verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender doen (graag zelfs), dit is echter niet verplicht.
• Alle verzoeken worden getoetst aan het Afwegingskader voor verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender.
• Uiterlijk in december worden organisatoren per brief geïnformeerd of het evenement op de kalender is geplaatst.

Voor organisaties (KvK vereist)

• Evenementenvergunning aanvragen (binnen en buiten)
• Kennisgeving evenement buitenlocatie
• Kennisgeving evenement binnenlocatie
• Verzoek tot plaatsing evenementenkalender
• Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet
• Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Voor particulieren (DigiD vereist)

• Evenementenvergunning aanvragen (binnen en buiten)
• Kennisgeving evenement buitenlocatie
• Kennisgeving evenement binnenlocatie
• Verzoek tot plaatsing evenementenkalender
• Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet
• Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Criteria en Handleiding: Draaiboek voor evenementen

Bij het aanvragen van een evenement dient u een draaiboek aan te leveren. Het draaiboek moet voldoen aan de inhoud en indeling van de Criteria & Handleiding: Draaiboek voor evenementen. De gemeente kan altijd nog aanvullende informatie opvragen. 

pdf Criteria en Handleiding: Draaiboek voor evenementen (PDF, 2.17 MB)

Eisen constructies bij evenementen

"Eisen constructies bij evenementen" is een informatieblad voor u als organisator. Het laat zien welke constructieve eisen gesteld worden aan tribunes, podiums, tenten, e.d.

pdf Eisen en constructies bij evenementen (PDF, 717.62 KB)

Richtlijnen evenementenbeveiliging

"Richtlijnen evenementenbeveiliging" is een informatieblad voor u als organisator. Er staat in vermeld aan welke regels een evenementenbeveiliger zich moet houden, welke informatie in een beveiligingsplan en veiligheidsplan moet staan, e.d.

pdf Richtlijnen evenementenbeveiliging (PDF, 1.6 MB)

Verkeersregelaars

Het kan voorkomen dat de gemeente bepaalt dat bij een evenement verkeersregelaars verplicht worden gesteld. De vergunninghouder is verantwoordelijk voor de veiligheid van de verkeersregelaars en dient daartoe de benodigde verzekeringen af te sluiten.
De organisator dient zelf zorg te dragen voor de inzet van verkeersregelaars. Dit kan op 2 manieren:

• De vergunninghouder kan zelf voor verkeersregelaars zorgen. Deze dienen de standaardinstructie voor evenementenverkeersregelaars te volgen via een e-learning systeem. U als organisator kunt een code aanvragen bij Stichting Verkeersregelaars.
• De organisator kan evenementenverkeersregelaars inhuren. De vergunninghouder dient de namen van de verkeersregelaars en het nummer van hun aanstellingspas tijdig kenbaar te maken via vergunningen@leeuwarden.nl.

Vrijwilligersverzekering

Voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk om goed verzekerd te zijn. De gemeente Leeuwarden heeft via de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) een vrijwilligersverzekering afgesloten waarmee alle vrijwilligers in de gemeente zijn verzekerd. 

Promotie van het evenement

Marketing Leeuwarden, VVV Leeuwarden en Kunstkade ondersteunen ondernemers in de stadsregio om de gastvrijheid en toeristische informatievoorziening gezamenlijk naar een hoger plan te brengen. Het is voor organisaties met een toeristisch/recreatief aanbod mogelijk gratis een vermelding op de website www.visitleeuwarden.com aan te maken. Het aanbod dient dan in één van de volgende categorieën te passen:

• bezienswaardigheden
• activiteiten (waaronder ook boot- en fietsverhuur)
• uitgaan
• overnachten
• agenda

Voor meer informatie of registratie van uw organisatie of evenement kijkt u op www.visitleeuwarden.com/ondernemers

• Algemene wet bestuursrecht
• Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden
• Beleidsregel evenementen in de open lucht
• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
• Beleidsregel geluid 2018 Evenementen in de open lucht
• Besluit Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender
• Legesverordening Leeuwarden

• Verordening precariobelasting Leeuwarden

De wet- en regelgeving van de gemeente Leeuwarden kunt u inzien via de landelijke voorziening Overheid.nl. Ga naar Beleid en Regelgeving en klik op "Wettenbak lokaal."